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关于下发《西安电子科技大学国内会议费管理办法(暂行)》的通知
西电发〔2016〕41号

2016-09-14 08:25     (阅读次数)

各单位:

为适应学校教学、科研等各项工作需要,进一步规范和加强学校国内会议费管理,节约会议经费开支,根据《中共中央办公厅、国务院办公厅关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发〔201650号),结合国家有关规定和学校实际情况,特制定《西安电子科技大学国内会议费管理办法(暂行)》,现予以下发,请遵照执行。

附件:1.西安电子科技大学国内会议费预算表

2. 西安电子科技大学国内会议费决算表

西安电子科技大学

                               2016831


西安电子科技大学国内会议费管理办法(暂行)

第一章 总则

第一条 为进一步加强和规范学校会议费管理,节约会议经费开支,根据《中共中央办公厅、国务院办公厅关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发201650号),结合国家有关规定和学校实际情况,制定本办法。

第二条 本办法适用于学校举办(含主办、承办)的各类会议、论坛,包括国内业务会议、国内管理会议。

国内业务会议是指因教学、科研业务需要举办的业务性会议,包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、答辩会等。

国内管理会议是指除国内业务会议之外的其他国内会议。

会议举办者根据会议内容和性质选择相应的会议类型,报所在二级单位审批确定。

第三条会议费使用和管理职责如下:

会议举办者是会议费的直接负责人,对会议费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担直接责任。会议举办者应了解并遵守有关财经法律法规和会议费管理制度,依法、据实报销会议费。

各二级单位对使用本单位经费举办的会议承担审批和监管责任。各二级单位应加强本单位会议费管理制度建设,加强政策宣传,督促办会人员合理、合规报销会议费。

财务部门负责会议费的会计核算和财务管理,制定和完善学校会议费管理办法,依据有关财经法律法规、会议费管理办法和二级单位审批结果,做好会议费报销管理等相关服务。

第二章会议审批和注意事项

第四条 各二级单位应建立健全会议审批管理制度,遵循实事求是、精简高效、厉行节约的原则,严格控制会议数量、会期、规模,注重会议质量,提高会议效率。

第五条 会议举办者应当根据会议性质、主要内容确定会议人数和天数,严格限定工作人员数量。

第六条举办会议应预先编制会议费预算表,由经费负责人审批。会议费预算需列明会议的名称、会议类别、主要内容、时间、地点、代表人数、工作人员数、所需经费及列支渠道等。

第七条使用财政专项经费、纵向科研经费和其他实行预算控制的经费召开会议,应在经费批准的会议费预算额度和标准内开支会议费,遵循相关制度的规定。

第八条各二级单位召开会议应当改进会议形式,充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段,降低会议成本,提高会议效率。

第九条 会议优先安排在学校内部会议室、礼堂、宾馆等场所。因工作需要必须在校外召开的,管理会议由分管校领导审批,业务会议由经费负责人确定,原则上应安排在具有中央或地方会议定点资格的定点饭店或四星级以下(含四星)宾馆召开。

第十条 不得到党中央、国务院明令禁止的风景名胜区召开会议。

第十一条各二级单位举办的国内会议应有可靠的经费来源,并做到收支平衡。

对于全部使用财政拨款举办的国内会议,不得再向参会人员收取费用。

对于使用多种资金渠道举办的国内会议,按照成本补偿的原则,各二级单位可以适当向参会人员收取会议费。

对于有赞助收入的国内会议,应与赞助方签订赞助协议明确双方的权利和责任。

第十二条 除必须住会的情况外,会议召开地代表和会议工作人员原则上不安排住宿。

第三章 会议费开支范围和报销管理

第十三条 举办会议开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等。

前款所称交通费是指用于会议代表接送站,以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。

第十四条 会议费开支实行综合定额控制,各项费用之间可以调剂使用。会议费综合定额标准如下:

单位:元/人·天

会议类别

住宿费

伙食费

其他费用

合 计

国内业务会议

400

150

100

650

国内管理会议

340

130

80

550

第十五条下列费用纳入会议费预算,但不计入会议费综合控制定额,从相应的支出科目中据实列支:

(一)会议代表差旅费。会议代表参加会议发生的差旅费,原则上回单位报销。对确因工作需要,邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费,可对照学校相应标准在差旅费和外宾接待费中报销;

(二)同声传译人员翻译费、同声传译设备租金;

(三)参会专家人员费用。会议举办者根据工作需要,可向邀请参会专家发放咨询费、讲课费、劳务费。

第十六条 各二级单位在会议开始前可办理会议费预支手续。预支会议费应提供:

(一)会议通知(包含会议议程);

(二)会议费预算表(附件1);

(三)会议费借款审批单;

第十七条 各二级单位在会议结束后应当及时汇总各项资料和票据,填写会议费报销单,统一办理报销手续。会议费报销时应提供:

(一)会议通知(包含会议议程);

(二)会议费预、决算表(附件12);

(三)会议费报销单;

(四)实际参会人员签到表;

(五)会议服务单位提供的费用发票、原始明细单据、电子结算单、委托协议(合同)等资料。

第十八条会议借款和报销应控制在预算额度范围内,按会议费预算执行。

第十九条会议劳务费(含咨询费、讲课费、勤工俭学等人员费用)的开支要规范管理,发放应采取银行转账等非现金方式支付,并依法缴纳个人所得税。在学校有工资收入的会议工作人员不得从会议费中开支劳务费。

第二十条委托其他单位承办会议事项的,应签订书面委托合同(协议),会议费在规定标准内报销。

第二十一条 各二级单位举办的国内会议,应在会议结束后及时办理结账。

第二十二条 与校外单位合作举办的国内学术会议,会议结束后,会议经费如有结余,应及时转回学校,不得滞留在学校之外。

第四章 监督问责

第二十三条 严禁各二级单位借会议名义组织会餐或安排宴请;严禁预存、套取会议费设立“小金库”;严禁在会议费中列支公务接待费。

各二级单位办会不得安排高档套房;会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量,严禁提供高档菜肴和香烟;不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用;不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观;严禁组织高消费娱乐、健身活动;严禁以任何名义发放纪念品;不得额外配发洗漱用品。

第二十四条 学校将对各二级单位非涉密会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在一定范围内进行通报。

第二十五条 违反本办法规定,有下列行为之一的,依法依规追究会议举办部门和相关人员的责任:

(一)预存、套取会议费设立“小金库”的;

(二)以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费的;

(三)违规扩大会议费开支范围,擅自提高会议费开支标准的;

(四)违规报销与会议无关费用的;

(五)其他违反本办法规定的。

有上述行为之一的,由学校相关部门进行严肃查处,依法追回违规资金,并视情况予以通报;对直接责任人和相关负责人,按相关规定给予取消当年评优资格、行政处分等处理;对于涉及虚报、冒领骗取会议费的,教学科研人员取消一定期间学校教学科研项目的申请资格及职称晋升资格,其他人员取消一定期间职称晋升资格。涉嫌违法的,移送司法机关处理。

第五章 附则

第二十六条 会议费综合定额标准根据物价等因素进行动态调整。

第二十七条 本办法由计划财务处负责解释。

第二十八条 本办法自印发之日起施行。原《西安电子科技大学会议费管理办法》(财字20162号)同时废止。与本办法不一致的,按照本办法执行。


附件1

西安电子科技大学会议审批及经费预算申请表

申请单位:

会议名称

会议类别

会议内容

会议时间

会议地点

参会人数

工作人员人数

经费来源

(项目编号)

会议费预算

费用类别

金额(元)

预算说明

住宿费

伙食费

会议室租金

其他费用

合计

经费负责人意见

签名盖章

年月日

二级单位

意见

签名盖章

年月日

分管校领导意见

签名:

年月日

备注:使用科研经费举办会议,由经费负责人签字确认即可。
附件2

西安电子科技大学会议费决算表

申请单位:

会议名称

会议类别

会议内容

会议时间

会议地点

参会人数

工作人员人数

经费来源

(经费编号)

会议费决算

费用类别

金额(元)

决算说明

住宿费

伙食费

其他费用

合计

经费负责人

意见

签名:

年月日

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